Khác với kanji có thể được phát âm theo nhiều cách tùy theo ngữ cảnh (dạng chữ "tượng hình, biểu ý"), cách phát âm của các ký tự katakana (và hiragana) hoàn toàn theo quy tắc "tượng thanh, biểu âm".

Trong tiếng Nhật hiện đại, katakana thường được dùng để phiên âm những từ có nguồn gốc ngoại lai (gọi là gairaigo - "ngoại lai ngữ"). Ví dụ, "television" (Tivi) được viết thành "テレビ" (terebi). Tương tự, katakana cũng thường được dùng để viết tên các quốc gia, tên người hay địa điểm của nước ngoài. Ví dụ, tên "Việt Nam" được viết thành "ベトナム" (Betonamu) ("Việt Nam" cũng có thể viết theo Kanji là "越南" - đọc là Etsu'nan (えつなん) vì vốn dĩ tiếng Việt cũng có thể viết bằng chữ Hán và chữ Nôm, nhưng hiện ít phổ biến).

Tuy nhiên, cũng có những trường hợp ngược lại, đó là cách viết kanji từ những từ vốn được viết bằng katakana. Một ví dụ là từ コーヒー (kōhī), nghĩa là cà phê, đôi khi có thể được viết là 珈琲. Từ kanji này thỉnh thoảng được các nhà sản xuất cà phê sử dụng nhằm tạo sự mới lạ.

Katakana cũng được sử dụng để viết các từ tượng thanh, những từ để biểu diễn một âm thanh. Ví dụ như tiếng chuông nhà thờ kêu "bính - boong", sẽ được viết bằng chữ katakana là "ピンポン" (pinpon).

Những từ ngữ trong khoa học - kỹ thuật, như tên loài động vật, thực vật, tên sản vật, thông thường cũng được viết bằng katakana.

Katakana cũng nhiều khi (nhưng không phải là tất cả) được sử dụng để viết tên các công ty ở Nhật. Ví dụ như Sony được viết là "ソニー", hay Toyota là "トヨタ". Katakana ngoài ra còn được dùng để nhấn mạnh, đặc biệt đối với các ký hiệu, quảng cáo, panô ápphích. Ví dụ, chúng ta có thể sẽ nhìn thấy chữ "ココ" - koko - ("ở đây"), ゴミ gomi ("rác") hay メガネ megane ("kính đeo mắt"). Những từ muốn nhấn mạnh trong câu đôi khi cũng được viết bằng katakana, giống như kiểu chữ nghiêng italic.

Katakana được sử dụng để biểu diễn cách đọc on'yomi (cách đọc âm Hán-Nhật) của một chữ Hán trong từ điển kanji.

Một số họ tên người Nhật được viết bằng katakana. Ngày xưa điều này thường phổ biến hơn, nên những người phụ nữ đứng tuổi thường có tên katakana.

Những từ kanji khó đọc được viết thành katakana rất phổ biến. Những trường hợp này thường thấy trong các thuật ngữ y học. Ví dụ, trong từ 皮膚科 hifuka (khoa da liễu), từ kanji thứ 2, 膚, được cho là một từ khó đọc, do đó từ hifuka rất hay được viết thành 皮フ科 hay ヒフ科, dùng cả kanji và katakana. Tương tự, từ 癌 gan (ung thư) thường được viết bằng katakana hoặc hiragana.